Об утрате или недостаче документов сотрудник

Содержание

Порядок взыскания недостачи с материально ответственного лица: помощь адвоката

Об утрате или недостаче документов сотрудник

   Взыскание недостачи с материально ответственного лица — дело не простое.

ВНИМАНИЕ: наш юрист по трудовому праву проконсультирует Вас и поможет решить проблему недостачи в бизнесе, как на стороне работкика, так и работодателя.

Порядок взыскания недостачи с материально ответственного лица

   Исковое заявление взыскание недостачи – это тот рычаг, который способен заставить недобросовестного сотрудника возместить ущерб. Даже если человек просто пропал или скрылся, это не освобождает его от ответственности. Поэтому взыскание недостачи работника может пройти через суд без участия ответчика с помощью нашего трудового юриста, который не раз участвовал в подобных процедурах.

   Если работодатель хочет обратиться в суд, чтобы защитить свои права и восстановить утерянное или испорченное имущество/товар, он должен предоставить суду доказательства. Только если доказательства будут прямо указывать на сотрудника, тогда можно рассчитывать на взыскание суммы недостачи.

Подготовка доказательной базы в деле взыскание суммы недостачи:

  • проведение инвентаризации. Нужно полностью пересчитать товар на складах и документировано подтвердить недостачу.
  • получить письменный отказ сотрудника. После обнаружение недостачи нужно подать уведомление работнику. Это необходимо для того, чтобы правильно подать исковое заявление взыскании недостачи продавца. В уведомлении должно быть требование погасить задолженность или оплатить штраф. Сотрудник должен отказаться от извещения в ответном письме.
  • трудовой договор. Чтобы суд дал положительный ответ на требования работодателя, последний должен доказать тот факт, что сотрудник работал на законных основаниях.
  • дополнительные бумаги. Здесь можно подготовить докладные, отчетные документы и сведения других сотрудников.

Недостача при неофициальном трудоустройстве

   Как показывает практика, часто руководители организаций при приеме на работу не подписывают с кандидатом трудовой договор.

Человека берут на работу и не оформляют по ТК РФ, а также не подписывают договор о материальной ответственности, вверяя ему определенное имущество.

Работник может допустить ошибку умышленно или по неосторожности, которая повлечет за собой недостачу в большом размере.

   Необходимо понимать, что даже неофициально оформленный человек, при наличии его вины, обязан возместить причиненный ущерб предприятию. Но в таком случае есть свои нюансы.

   Трудовые отношения оформляются путем подписания трудового договора. Но, ст. 16 ТК РФ предусмотрено, что трудовые отношения возникают между сторонами и при фактическом допущении человека к выполнению своих обязанностей с разрешения руководителя.

Соответственно, если сотрудник приступил к исполнению своих обязанностей и руководство знает об этом, то считается, что трудовые отношения наступили.

Отсутствие официального оформления при фактическом допущении к работе с согласия работодателя не освобождают стороны от исполнения обязанностей, возложенных законом.

   В данном случае ответственность сотрудника ограничена его средним месячным заработком.

   Для возмещения недостачи, руководством предприятия издается приказ. При признании своей вину, сотрудник может выплатить все добровольно. Когда сумма возмещения превышает средний месячный заработок, то взыскать с работника, оформленного ненадлежащим образом нельзя.

   В любом случае, уклоняться от написания объяснительной по факту недостачи не стоит. Обязательно должно быть указано:

  • отсутствие вины (или наличие, если работник признает);
  • обстоятельства, повлекшие возникновение недостачи;
  • отсутствие подписанного трудового договора;
  • отсутствие документов, подтверждающих материальную ответственность.

ВАЖНО: ст. 56 ГПК РФ предусмотрена обязанность каждого доказывать обстоятельства, на которые ссылаются. Соответственно, работодателю придется доказывать наличие недостачи, вины и ответственности работника, наличие трудовых отношений, а сотруднику надо предъявить доказательства отсутствия своей вины.

   Вопросы, касающиеся недостачи являются сложными и трудоемкими, особенно если еще и отсутствует надлежащее оформление. Работник может столкнуться с незаконным удержанием из зарплаты в счет недостачи или понуждением о возмещении суммы, превышающей его зарплату. В данном случае лучше обратиться за юридической помощью к нашему юристу по трудовым спорам.

Увольнение при недостаче

   Увольнение является довольно неприятным моментом, особенно если это сопровождается конфликтом между сторонами договора. А если человек материально ответственный и увольняется при недостаче, то проблема усугубляется еще сильнее.

   Важно знать, что недостача – это не основание для отказа расторгнуть договор. Несоблюдение сроков увольнения влечет для работодателя неблагоприятные последствия.

   Если человек решил уволиться по собственному желанию, то должен уведомить директора за 14 дней. При получении заявления, работодатель обязан провести инвентаризацию имущества. Причем сделать это нужно пока сотрудник не уволиться.

   Выявив ущерб, руководство может взыскать сумму, путем вынесения распоряжения, в пределах среднего месячного заработка. При большей сумме и непризнании вины или же, если сотрудник уже уволился, для взыскания недостачи работодатель будет обращаться в судебную инстанцию.

   Работник обязан присутствовать на инвентаризации, а также передать вверенные ему материальные ценности новому ответственному лицу. Отказ от участия в инвентаризации и написания объяснительной в дальнейшем могут неблагоприятно отразиться на положении специалиста.

   Прекращение трудовых отношений при недостаче не освобождает виновного от возмещения ущерба предприятию. Если в суде будет доказан факт недостачи по вине уволенного сотрудника, судья обяжет его возместить причиненный вред.

Как себя вести, если вешают недостачу?

   Работа с материальными ценности зачастую бывает опасной, в связи с вероятностью их утраты. А если при инвентаризации выявляется недостача, начальство может обвинить в этом вас. Если действительно это произошло по вине специалиста, это одно дело. Но что делать, если обвиняют в недостаче, а вы к этому не причастны?

   Во избежание необоснованных обвинений и наступления неблагоприятных последствий необходимо знать порядок взыскания ущерба, предусмотренный трудовым законодательством.

   Как правило, лицо, работающее с имуществом, является материально ответственным. Соответственно при приеме на работу помимо трудового договора, с таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности. Плюс ко всему, Минтруд РФ утвердил перечень должностей сотрудников, с которыми можно подписать договор о полной материальной ответственности.

   Взыскивая ущерб со своих сотрудников, руководство должно соблюдать процедуру, установленную законом. Обязательно проведение полной проверки.

   Если человек не причастен к недостаче, а руководство все равно в этом обвиняет, лучше воспользоваться услугами нашего адвоката по трудовым спорам и совместно контролировать проверку и знакомиться со всеми документами.

Работник при необоснованном вменении недостачи должен придерживаться следующего:

  1. не подписывать соглашение о добровольном возмещении ущерба;
  2. присутствовать на инвентаризации;
  3. не уклоняться от составления объяснительной;
  4. указать в акте ревизии свое несогласие;
  5. еще рекомендации адвоката, если на Вас вешают недастачу по ссылке

   Если на лицо угрозы со стороны руководства, то следует обратиться в прокуратуру с заявлением.

Что делать, если не согласен с недостачей?

   Недостача на предприятии является сложной ситуацией, приводящей к конфликту между сотрудником и начальством. Если после проведенной инвентаризации выявляется отсутствие имущества, руководство привлекает к ответственности лиц, которые за него отвечают.

В случае не согласия с недостачей или рассчитанной суммой возмещения, первым делом надо запросить у работодателя все документы по инвентаризации и расследованию инцидента. Работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением об обжаловании действий работодателя.

   Трудовым законодательством предусмотрены случаи, при которых исключается ответственность персонала за недостачу. Например, несоблюдение директором надлежащих правил хранения имущества, форс-мажор, нормальные риски фирмы, следствие крайней необходимости или необходимой обороны. При наличии таких обстоятельств, работник должен указать их в иске.

   Важно знать, что при несогласии выплатить ущерб, работодатель сможет его взыскать только в судебном порядке. Ему придется доказать судье вашу вину в недостаче.

   На заседании надо ходатайствовать об истребовании необходимых документов, которые вам на руки не выдали. Для доказывания своей невиновности в суд предоставляются все имеющиеся доказательства, подойдут даже свидетельские показания.

   Ст. 250 ТК РФ предусмотрено, что судом, по ходатайству работника, может быть уменьшен размер возмещения. Это зависит от доходов, семейного положения работника, степени и формы его вины и иных обстоятельств. Их наличие должен будет доказать сам работник. Однако же полностью от выплаты ущерба не освободят.

   Снижение суммы взыскания возможно, как при частичной, так и при полной материально ответственности. Как показывает судебная практика, если заявление о снижении суммы не поступило, судья должен сам вынести вопрос на обсуждение.

   Для защиты своих прав лучше обратиться к нашему юристу по трудовым спорам. Он не только проконсультирует все по вашей ситуации, но и подготовит исковое заявление или возражение на заявление предприятия в соответствии с законом. Так же, адвокат докажет отсутствие вины работника, а при ее наличии, оспорит сумму взыскания и докажет необходимость снижения размера возмещения.

Адвокат по взысканиям недостачи в Екатеринбурге

   В большинстве ситуаций работник отвечает за товар или оборудование, стоимость которых во много раз превышает ежемесячный оклад.

Серьезная ошибка или просчет сотрудника обязательно приведет к большому штрафу и необходимости возместить расходы за собственный счет.

Из-за этого работники, опасаясь ответственности за взыскание ущерба с работника в порядке регресса, увольняются раньше ревизии или просто начинают скрываться. Также есть недобросовестные сотрудники, которые злонамеренно причиняют ущерб и скрываются.

   Взыскание недостачи с материально ответственного лица может произойти только после подачи официального прошения. Для этого нужно составить запрос по специальному образцу. Во многих случаях стоит обратиться к нашему юристу по трудовому законодательству.

Нередко возникают спорные ситуации, когда сотрудник числился на предприятии неофициально или работодателю нужно провести взыскание недостачи с уволенного работника.

Часто при этом возникает встречный иск о взыскании задолженности по заработной плате где без профессиональной поддержки также бывает не легко.

Читайте еще о работе нашего юриста по трудовым спорам Екатеринбург:

С нами трудовые споры с работодателем в срок

Профессиональная жалоба на работодателя в трудовую инспекцию в срок

© адвокат, управляющий партнер АБ “Кацайлиди и партнеры” А.В. Кацайлиди

Оставьте заявку на бесплатную консультацию юриста прямо сейчас

Записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию юриста

Источник: https://katsaylidi.ru/article/vzyiskanie-nedostachi-s-materialno-otvetstvennogo-litsa

Утрата (порча) документов: необходимость восстановления, налоговые последствия

Об утрате или недостаче документов сотрудник

Пригарина М. В.,
практикующий юрист, начальник юридического отдела ООО «Инфа»

Существует множество причин утраты документов: это и отсутствие контроля над оформлением документов контрагентами, и потеря документов третьими лицами (например, при отправке по почте или с помощью курьерской доставки), и неправильная организация документооборота, когда факты хозяйственной деятельности своевременно не фиксируются, документы теряются в коридорах компании или на столе у руководства. В этих и многих других случаях необходимо восстанавливать документы.

Требования к наличию и обеспечению сохранности документов прямо предусмотрены как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения законодательно. Причем для бухгалтерского учета срок хранения – 5 лет, для налогового учета – 4 года.

Согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. На основании ст.

23 НК РФ предусмотрена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В некоторых случаях нужно хранить документы еще дольше, например, если речь идет об убытках.

Для того чтобы избежать рисков споров с проверяющими, целесообразно установить более длительные сроки хранения документов. Правовая норма, запрещающая более длительный срок хранения, в законодательстве отсутствует (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.07.2014 № 18АП-5667/2014).

Сроки хранения и порядок обеспечения сохранности документов целесообразно закрепить в следующих документах:

  • учетной политики компании;
  • положении о документообороте;
  • приказе руководителя.

Документы с истекшим сроком хранения могут быть:

  • сданы в архив;
  • уничтожены.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет.

Пункт 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Для того чтобы уничтожить документы, необходимо провести экспертизу ценности документов. Экспертизу ценности документов проводит специально назначенная комиссия. Комиссия формируется компанией самостоятельно, а ее работа регламентируется соответствующим приказом руководителя.

Комиссия отбирает документы с истекшим сроком хранения. Уничтожить документы можно любым из следующих способов:

1) самостоятельно (например, с помощью шредера);

2) передав на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию.

Факт уничтожения документов оформляется актом.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

Привлечение налоговым органом организации к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ за непредставление в ходе повторной выездной налоговой проверки запрошенных у организации счетов-фактур, срок хранения которых истек (так как он составил более 4 лет), в результате чего данные документы были уничтожены, является неправомерным.

Комиссия, проводящая экспертизу ценности, также выявляет факты утраты документов.

На практике выявление утраты документов осуществляется тремя основными способами:

1. Утрата документов была выявлена специально созданной комиссией.

2. Утрата документов выявлена ответственным работником (например, обнаружение бухгалтером отсутствия первичных документов по учету основных средств).

3. Обнаружение работником факта утраты своих документов по кадровому учету.

Утрата документов оформляется соответствующим актом, в котором указываются:

  • состав комиссии;
  • причина утраты документов;
  • перечень документов, которые утрачены;
  • сведения о документе, подтверждающем обстоятельства, из-за которых были утрачены документы.

В случае утраты документов необходимо их восстановить.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Истребовать документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ можно не только у юридического, но и у физического лица, т. е. у работников организации.

– Письмо Минфина России от 18.07.2012 № 03-02-08/58.

Надо ли восстанавливать документы?

Действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Однако если документы не будут восстановлены, то в этом случае возможны негативные последствия:

1. Привлечение руководителя к административной ответственности.

На руководителя может быть наложен административный штраф (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6, ч.ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ):

  • в размере от 2000 до 3000 руб. – за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов;
  • в размере от 300 руб. до 500 руб. – за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС.

2. Привлечение организации или предпринимателя к ответственности.

Непредставление документов влечет ответственность в размере 200 руб. за каждый документ.

Кроме того, согласно ст. 120 НК РФ грубое нарушение правил учета доходов и(или) расходов и(или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб.

Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 30 000 руб.

3. Доначисление налогов.

Согласно ст. 31 НК РФ налоговый орган может доначислить налоги расчетным путем.

4. Невозможность принять НДС к возмещению.

На практике при утрате документов НДС будет сложно принять к возмещению или воспользоваться 0% НДС при экспорте. В частности, при экспорте необходимы подтверждающие документы.

Согласно ст. 165 НК РФ к подтверждающим документам относятся:

  • контракт (его копия) с иностранной компанией на поставку товара за пределы Таможенного союза;
  • таможенная декларация (ее копия) с соответствующими отметками таможенных органов;
  • копии транспортных, товаросопроводительных и(или) иных документов с соответствующими отметками таможенных органов.

5. Уголовная ответственность (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом до 200 000 руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до года.

Утрата документов может повлечь судебные риски. Однако обстоятельство того, что организация пыталась восстановить документы, может стать веским аргументом в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 № А55-10367/2009).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если имеются объективные причины отсутствия документов (пожар, хищение, авария, изъятие правоохранительными органами), то неважно, по какой статье организацию оштрафовали (по ст. 120 или по ст. 126 НК РФ), оспорить штраф можно в суде.

Вместе с тем в ряде случаев восстанавливать документы не обязательно. К таким случаям относятся:

1. Пожар

Источник: https://buhpressa.ru/svezhij-nomer/243-sentyabr-2016/5687-utrata-porcha-dokumentov-neobkhodimost-vosstanovleniya-nalogovye-posledstviya

Garant.ooo • Алгоритм действий при порче (утрате) документов • Юрист

Об утрате или недостаче документов сотрудник

Сохранность документации в архиве организации – одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Порча документов – неприятный, но достаточно часто встречающийся случай в процессе делопроизводства. Утрата документов может произойти не только по вине работников.

Даже при соблюдении всех норм, могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат – документация может быть испорчена или утрачена.

Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи (хищения), затопления (потопа) или аварии.

Как правило, утрата налоговой и бухгалтерской учетной документации влечет за собой штрафные наказания, предусмотренные НК РФ. Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого и произошла порча документов.

Налоговая ответственность:200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);

штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность:
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Алгоритм действий при порче (утрате) документов:

Сообщаем о произошедшем случае руководству организации

В случае выявления порчи или утраты документов необходимо в обязательном порядке поставить в известность руководство в письменном виде. Для этого используйте докладную (служебную) записку.

Помните! Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность.

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);— умышленного или незапланированного хищения;

— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

 Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц.

В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции.

Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте.

А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации.

В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании.

При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.

Проводим инвентаризацию

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведения являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись прилагается к акту расследования порчи документов.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности. (В случае если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов).

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.

Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.

На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание  — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.

Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек.

Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией.

Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.

@garant_ooo

Вам также может понравиться

Источник: https://garant.ooo/yurist/algoritm-dejstvij-pri-porche-utrate-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.