Вид аннуляции бронирования

Виды бронирования гостиничных номеров

Вид аннуляции бронирования

Организация службы бронирования в гостинице. Источники и каналы получения гостиницей запросов на бронирование. Типы бронирования (гарантированное, негарантированное, сверхбронирование). «Мягкое бронирование», «жесткое бронирование». Особенности группового бронирования. Аннуляция бронирования.

Бронирование –предварительный заказ мест и номеров в гости­нице.
С этого процесса начинается обслуживание гостей. Брониро­ванием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования или службы приема и размещения. Именно в эти подразделения посту­пают заявки на бронирование от клиентов.

Отдел бронирования, кроме формального сбора заявок, должен изучать спрос на гости­ничные места. Изучая многолетний опыт работы гостиницы, учи­тывая план мероприятий, которые будут проходить в данном ре­гионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали и т. п.

), прогнозируя спрос на места и анализируя загрузку номеров в прошедший и настоящий периоды, отдел бронирования совместно со службой маркетинга планирует деятельность гостиницы [20].

Во время проведения массовых мероприятий спрос на гости­ничные места в несколько раз увеличивается. Для гостиниц выгод­но бронировать места для мероприятий с большим числом участ­ников, так как в этом случае предварительный заказ осуществля­ется задолго до события и риск его аннуляции (т. е. отказ от заранее заказанного места) небольшой.

Загрузка гостиницы зависит от сезона, деловой активности в данном районе, экономической и политической ситуации. Во вре­мена политической нестабильности интерес туристов к данной ме­стности снижается вследствие невозможности обеспечить безопасность пребывания.
В пик сезона гостиница может идти на двойное бро­нирование.

Двойное бронирование –это подтверждение о будущем предоставлении мест в гостинице одновременно двум клиентам на одну и ту же дату.

На случай приезда одновременно двух кли­ентов, или когда турист приезжает без предварительного брониро­вания, а в гостинице нет мест, существует связь с фирмами, которые сдают в аренду жилье, и с близко расположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента.

Иногда отдел бронирования пере­сылает заявку на бронь в другую гостиницу, которая и подтвержда­ет клиенту, что ему будет предоставлено место, но в другой гости­нице. В этом случае необходимо получить согласие клиента на из­менение гостиницы.

И для гостиницы, и для гостя желательно, чтобы номера были забронированы заранее, причем чем раньше, тем лучше.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ»: «…исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сто­ронами, а также путем принятия заявки на бронирование посред­ством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей досто­верно установить, что заявка исходит от потребителя» [20; 38].

Если организация регулярно пользуется услугами гостиницы, то ей выгоднее заключить договор на определенный срок.

В этом случае организации присваивается свой порядковый номер и при выполнении условий договора гостиница предоставляет места для проживания туристам, направленным этой организацией.

В насто­ящее время многие туристские фирмы стремятся заключить дого­вор с определенной гостиницей.

Для туристских фирм, которые регулярно поставляют клиен­тов, гостиница устанавливает скидки на оплату проживания, пи­тания и некоторые услуги.

Есть несколько способов забронировать номер или место в гос­тинице: письменный, устный и компьютерный. Каждая заявка на бронирование и аннуляция заказа должны быть зарегистрированы.

Существует несколько типов бронирования:

· Гарантированное бронирование.

· Негарантированное бронирование.

· Сверхбронирование.

Гарантированное бронирование (Guaranteed reservation) – это ре­зервирование со специальным регистрируемым подтверждением оте­ля о том, что он гарантирует клиенту получение заказанного им номе­ра и в необходимое ему время.

Клиент, в свою очередь, гарантирует оплатить номер, даже если не сможет им воспользоваться в случае не­явки. Оплата за неиспользованный номер взимается с кли­ента, если он не смог вовремя аннулировать заказ на размещение в го­стинице.

Удобство гарантированного бронирования состоит в том, что гость постарается аннулировать заказ на номер, если не сможет этим номером воспользоваться.

В случае когда гость не сможет предупре­дить заблаговременно гостиницу об отказе от поселения в указанное время, гостиница имеет право применить штрафные санкции к гостю, тем самым застраховав себя от неполучения запланированных дохо­дов [20].

Виды гарантированного бронирования

Бронирование по предварительной оплате.

Бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата).

Бронирование под гарантию кредитной карты.

Бронирование под гарантию компании или корпорации (с которыми у гостиницы имеется соответствующий договор).

Гарантированное бронирование ваучером. Бронирование по предварительной оплате предполагает полную оплату за весь период пребывания в гостинице.

Предварительная оплата осуществляется, как правило, банковским переводом. Срок под­тверждения предоплаты устанавливается гостиницей, но не менее одних суток до заезда гостя.

С точки зрения службы приема и бронирования – это наиболее предпочтительная форма гарантированного бронирования.

Бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата) предполагает, что гость платит определенную сумму до заезда. Сумма аванса обычно включает в себя стоимость прожи­вания за одни сутки + НДС. Если бронирование осуществляется на длительный срок, то предоплата может быть больше.

В случае от­мены бронирования (до срока, после которого начинаются штраф­ные санкции) предоплата возвращается, в случае, когда изменяется дата заезда (изменения должны быть заявлены заранее), предопла­та переносится, в случае заезда гостя предоплата используется для оплаты за проживание и прочие гостиничные услуги.

Предоплата вносится, как правило, при невозможности банковского перевода или под гарантию кредитной карты.

Бронирование под гарантию кредитной карты. Большинство компаний международных платежных систем при­держиваются политики страхования гостиничных предприятий. Эти компании обязывают гостя выплачивать неустойку отелю в случае его неприбытия при гарантированном бронировании.

Суть этой по­литики состоит в том, что до тех пор, пока бронирование не отмене­но (до установленного срока), гостиница имеет право накладывать на клиентов штрафные санкции, используя данные по кредитным картам. Отель должен застраховать себя от неявки клиента и соответ­ственно от неполучения доходов.

Отель просит клиента указать рек­визиты кредитной карточки гостя, гарантируя себе оплату номера даже в случае неявки клиента. На имя клиента высыла­ется бланк с просьбой заполнить и выслать его в отдел бронирова­ния отеля. На этих условиях отель соглашается держать номер до прибытия гостя.

Гость может аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. В разных гостиницах сроки аннуляции заказа без штрафных санкций различны. Это зависит от спроса на услуги той или иной гостиницы. Как правило, аннуляция заказа без штрафных санк­ций по отношению к клиенту осуществляется не менее чем за 24 часа до заезда в гостиницу.

Более поздняя аннуляция или неприбытие в гостиницу влекут за собой выплату гостинице неустойки со стороны клиента в размере стоимости проживания в заказанном номере в тече­ние одних суток.

Еще одним видом гарантии турагентств перед гостиничным предприятием является туристский ваучер. Этот платежный документ свидетельствует о предварительной оплате клиентом услуг размещения турагентству. Туристский ваучер, в свою очередь, является гарантией оплаты тур-агентства гостинице за оказанные ею услуги.



Источник: https://infopedia.su/8x458.html

Отчеты по бронированию . Аннуляция бронирования

Вид аннуляции бронирования

Эффективная система резервирования позволяет наиболее вы­годно продавать номера, постоянно отслеживая их наличие, а также прогнозировать загрузку.

Отчетность включает в себя следующие документы:

отчет по совершившимся сделкам. В этом типе отчета отражена ежедневная деятельность по бронированию по следующим пока­зателям: создание брони, изменение брони, аннуляция брони. Другие возможные типы отчетов могут включать в себя число за­блокированных номеров, отчеты по неприбытию и другие сведе­ния;

отчет о выплате комиссий. Согласно условиям каждого кон­тракта должна быть выплачена комиссия по каждому гостю. Этот отчет может включать в себя общую сумму комиссии в каждом отдельном случае;

отчет по отказам в предоставлении номеров. В этом отчете мо­жет быть отображено количество заявок, не принятых отелем вслед­ствие отсутствия свободных номеров на требуемые даты. Этот тип отчета особенно необходим службе бронирования в условиях пол­ной загрузки.

При! любой системе бронирования существует необходимость идентифицировать номера бронирования или фамилии гостей, для того чТ|Обы избежать двойного бронирования. Особенно за этим нужно [следить, когда возникает ситуация полной загрузки отеля или полного бронирования. Некоторые отели стремятся сдать все имеющиеся комнаты, чтобы достичь абсолютной загрузки.

58

Основываясь на данных статистики по количеству неприбыв-ших, управляющий может допустить ситуацию по полному бро­нированию. Соответственно, опытные сотрудники службы бронирования могут прогнозировать количество аннуляций и не-прибывших.

Аннуляция бронирования существует для того, чтобы инфор­мировать службы гостиницы об отмене бронирования и о том, что комната теперь свободна. Службы, принимающие аннуляцию, долж­ны действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.

Все операции по бронированию, изменению, отменам долж­ны быть письменно зафиксированы (в приложении 3 приведен образец бланка отмены бронирования).

При аннуляции негарантированного бронирования сотрудник службы бронирования запрашивает имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если такой имеется. Эта информация помогает правильно осуществить аннуляцию бронирования.

После того как была произведена аннуляция бронирования, сотрудник службы бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спраши­вает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирова­ние.

Сотрудник службы бронирования должен быть уверен, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронирования с соответствующим номером.

Большинство компаний, выдающих кредитные карты, позво­ляют взимать штрафы в случае неприбытия гостя только при ус­ловии, что отель выдает особый номер аннуляции.

Службы бро­нирования руководствуются в этом случае установленными пра­вилами аннуляции гарантированного бронирования по кредит­ной карте. Как правило, запрашивается информация о брони, све­ряется соответствие данных.

Эта информация включает в себя имя гостя, адрес, количество забронированных комнат, даты заезда и выезда, номер бронирования.

В процессе отмены бронирования гостю также присваивается номер аннуляции. Необходимо объяснить клиенту, что номер ан­нуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной ан­нуляции в случае возникновения каких-либо финансовых претен­зий со стороны отеля.

Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, проставляется имя того, кто производит аннуляцию. Дан­ные вносятся в базу данных для выработки соответствующей в будущем политики отеля. В автоматизированных отелях эта ин­формация сохраняется в памяти компьютера до следующего воз­можного заезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предопла­те, в разных отелях сильно отличаются. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции. Человек, связыва-

59

Контрольные вопросы

1. Расскажите об этапах обслуживания гостя.

2. Что такое бронирование? Какие показатели определяет бронирова­
ние?

3. Какие типы бронирования вы знаете?

4. Перечислите способы гарантированного бронирования.

5. Какие существуют способы резервирования мест в гостиницах?

6. Как строятся взаимоотношения между гостиницами и туристичес­
кими фирмами?

7. Каковы особенности группового бронирования?

8. Какие достоинства и недостатки имеет бронирование туристиче­
ских услуг по сети Интернет?

9. Какие виды заявок вы знаете? Охарактеризуйте их.

10. Как проводится работа с заявками на размещение в гостинице?

11. В чем заключается суть аннуляции бронирования?

12. Какие показатели оценки деятельности гостиницы вы знаете? Оха­
рактеризуйте их.

Примечание. Задания по теме «Показатели оценки деятельности гостини­цы» и тест по материалам главы 3 даны в приложении 4.

Глава 4

ПРИЕМ И РАЗМЕЩЕНИЕ ГОСТЕЙ

Источник: https://cyberpedia.su/24xe111.html

Аннуляция бронирования

Вид аннуляции бронирования


ФГОУ ВПО Астраханский государственный технический университет

Факультет среднего профессионального образования

Колледж  «Сервис и туризм»

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Организация деятельности служб бронирования»

На тему: «Аннуляция бронирования»

Подготовила:

Ст. ДКО-31     

Жарикова К.А.

Астрахань

-2012-

План

Введение
1. Бронирование

2. Аннуляция бронирования

Список используемой литературы.

Введение

Большое значение в деятельности современных туристских агентств имеет оперативная их связь между собой, c туроператорами в местах путешествия и отдыха, с гостиницами и транспортными фирмами и компаниями. Это особенно важно для розничных турагентств, занимающихся реализацией заказных туров.

Ни для кого не секрет, что случаются критические ситуации, при которых турист вынужден отказаться от забронированного номера или тура. Аннуляция бронирования это самый удобный и лёгкий способ выйти из этой ситуации. При аннуляции деньги можно вернуть, а вот если не приехать в гостиницу в срок, можно остаться и без отдыха, и без денег.

Аннуляция – это отказ туриста от забронированного и подтвержденного номера, тура или от части услуг, входящих в состав тура независимо от этапа его оплаты.

1. Бронирование

Бронирование в туризме – предварительное закрепление за конкретным туристом номера на объекте размещения, либо места на транспортном средстве, на определённую дату или срок.

Во внутреннем российском туризме бронирование в первую очередь касается объектов размещения (отелей, санаториев, пансионатов, баз отдыха и т.д.).

Бронирование подразделяется на гарантированное, негарантированное и сверхбронирование.

Гарантированное бронирование, как правило, подразумевает частичную предоплату проживания туристом.

В свою очередь, отель (или другой объект размещения) обязуется заселить туриста в забронированный номер, даже если тот опоздал к указанному времени заселения (но не более чем на сутки).

Для отелей такой тип бронирования удобен тем, что гость позаботится аннулировать заказ на номер (и получить свои деньги обратно), если заранее узнает, что не сможет этим номером воспользоваться.

Виды гарантированного бронирования:

      бронирование по предварительной оплате;

      бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплаты);

      бронирование под гарантию кредитной карты;

      бронирование под гарантию компании или корпорации (с которыми у гостиницы имеется соответствующий договор);

      гарантированное бронирование ваучером.

Негарантированное бронирование – этот тип бронирования не гарантирует, что гость получит номер, если опоздает прибыть к указанному сроку. В случае неявки гостя, забронированный номер немедленно выставляется на продажу как свободный.

Гости обычно предпочитают негарантированное бронирование гарантированному, так как считают, что прибудут в гостиницу раньше официального часа отмены бронирования и не хотят иметь никаких финансовых обязательств.

Однако ситуации с прибытием гостей в отель достаточно часто складываются таким образом, что гость опаздывает поселиться до аннуляции брони, поэтому существует способ перевода негарантированного бронирования в гарантированное бронирование.

Гость связывается с отелем и объясняет причину задержки, служащий отдела бронирования, действуя согласно установленным гостинице правилам, переводит негарантированное бронирование на гарантированное.

    Поскольку в среднем (данные статистики по зарубежным отелям) 20% туристов, сделавших негарантированное бронирование, и 5%, сделавших гарантированное бронирование, не воспользуются своим заказом, то существует такая практика, как сверхбронирование (overbooking), или “двойное бронирование”. Это бронирование номеров без наличия реально свободных мест. Это явление достаточно широко распространено за рубежом, но в России встречается пока крайне редко.

2. Аннуляция бронирования

Служба бронирования выполняет не только бронирование номеров, но и производит аннуляцию заказов на бронирование. При полной аннуляции бронирования заполняется бланк «Отмена бронирования».

Отмена бронирования

Cancellation

Фамилия/Family name : ________________________________________

Имя/Name : __________________________________________________

Компания/Company : __________________________________________

Дата приезда/Arrival : _________________________________________

Кем отменено/Cancelled by:______________________________________

Номер телефона/Phone Nr. : _____________________________________

Номер факса/Fax Nr.: __________________________________________

Адрес/Address : _______________________________________________

Дополнения/Аdditional:

ПринялTaken byДатаDateИзменено в системеChanged in system

Образец бланка отмены бронирования

Все операции по бронированию, изменениям, отменам должны быть письменно зафиксированы и внесены в компьютерную программу. Для удобства в работе бланки «Новое резервирование», «Изменение», «Отмена бронирования» имеют разный цвет.

Аннуляция негарантированного бронирования. Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и отъезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования.

После того как была произведена аннуляция бронирования, сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование.

Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отмен и создан документ аннуляции бронирования с соответствующим номером.

Аннуляция гарантированного бронирования.

Большинство компаний международных платежных систем, выдающих кредитные карты, позволяют взимать штрафы в случае неприбытия гостя только при том условии, если отель выдает особый номер аннуляции.

При заблаговременной аннуляции бронирования гостем, во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования по кредитной карте.

1.                  Запрашивается информация о бронировании номера. Эта информация включает имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции.

Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля.

Номер аннуляции состоит из даты, инициалов и кода сотрудника, осуществляющего аннуляцию.

2.                  Отмечается, что бронирование номера аннулировано, документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостям, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.

3.                  Номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.

4.                  Все сведения данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. Эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего приезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут различаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования. Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, турагентства или компании.

Если запрос на отмену заявки пришел по факсу, то сотрудник бронирования высылает письмо-подтверждение отмены.

В качестве варианта можно использовать такой текст:

Уважаемый мистер ………………

В ответ на ваш факс от 28.12.06, мы с сожалением вынуждены отменить заявку на  бронирование:

Имя гостя: мистер ……

Источник: https://www.stud24.ru/turism/annulyaciya-bronirovaniya/346785-1047652-page1.html

Подтверждение и аннуляция бронирования

Вид аннуляции бронирования

Подтверждение бронирования – резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту.

В ответ на запрос клиента в зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, цене номера и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее.

Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера, но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. При бронировании на это необходимо обратить внимание и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования.

Официально опубликованные тарифы на размещение в данной гостинице могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании.

Гостинице следует письменно сообщить потенциальным клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснить эти условия.

Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

1. При получении письма-заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк либо вносит наиболее важные данные из письма-заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер.

Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течении 1-2 часов. На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты.

При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом.

Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будут происходить процесс поселения и выписки клиентов.

2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения будут являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование.

Они могут представлять собой бланки как уже заложенные в электронную систему бронирования, так и бланки, отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования.

При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого, вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера.

Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. За основу текстов подтверждения можно взять следующие варианты:

Дата:_____________

Кому:_____________

Спасибо, что вы решили остановиться или разместить гостей в нашей гостинице. Подтверждаем бронирование в гостиницу «…….» номера (-ов) для:______________________________________

С _______20__года по _____20__года

Подтвердил бронирование______________ ______________

(должность) (подпись)

* * *

Дата:_____________

Кому:______________

Уважаемые господа!

Служба размещения гостиницы «……» подтверждает бронирование и предоставит Вам номер

С_______ по _________

Согласно вашей заявке.

Спасибо, что Вы выбрали нашу гостиницу

С уважением,

Отдел бронирования гостиницы «……»

В первом подтверждении речь идет о пока негарантированном бронировании. Во втором – о гарантированном бронировании.

Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.

3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанного в письме-заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица.

Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом по факсу, а полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ «ОК» на специальном бланке-рапорте, выдаваемом факсом.

В случае получения нечеткого послания факс выдаст «Error» или «Poor line condition».

4.

Все зарегистрированные письма-заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируется по датам заезда, и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для подтверждения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти документы архивируются на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия.

Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостя.

Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющиеся подтверждения, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение».

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно.

Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами и выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.

Текст отказа может выглядеть следующим образом:

Дата: ___________

Кому: ___________

Уважаемые господа!

Руководство гостиницы «……» приносит Вам свои извинения. В связи с полной занятости номерного фонда гостиницы мы не сможем разместить Вас с _____ по _____ как было указанно Вашей заявке. Мы зарегистрировали Вашу заявку и, как только у нас появятся свободные номера, мы сразу сообщим Вам об этом.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С уважением, Генеральный директор гостиницы «……» Иванов И.И.

Аннуляция бронирования. Служба бронирования выполняет не только бронирование номеров, но и производит аннуляцию заказов на бронирование. Все операции по бронированию, изменениям, отменам должны быть письменно зафиксированы и внесены в компьютерную программу. Для удобства в работе бланки «Новое резервирование», «Изменение», «Отмена бронирования» имеют разный цвет.

Аннуляция негарантированного бронирования. Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и отъезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования.

После того как была произведена аннуляция бронирования, сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование.

Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отмен и создан документ аннуляции бронирования с соответствующим номером.

Аннуляция гарантированного бронирования.

Большинство компаний международных платежных систем, выдающих кредитные карты, позволяют взимать штрафы в случае неприбытия гостя только при том условии, если отель выдает особый номер аннуляции.

При заблаговременной аннуляции бронирования гостем, во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования по кредитной карте.

1. Запрашивается информация о бронировании номера. Эта информация включает имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции.

Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля.

Номер аннуляции состоит из даты, инициалов и кода сотрудника, осуществляющего аннуляцию.

2. Отмечается, что бронирование номера аннулировано, документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостям, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.

3. Номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.

4.

Все сведения данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. Эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего приезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут различаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования. Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, турагентства или компании.

Если запрос на отмену заявки пришел по факсу, то сотрудник бронирования высылает письмо-подтверждение отмены.

Глава 2.

Источник: https://poisk-ru.ru/s58222t18.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.